Als ondernemer komt u in aanmerking voor bepaalde aftrekposten, maar hiervoor moet u wel meer dan 1225 uur per jaar in uw onderneming werkzaam zijn, het zogenaamde urencriterium. In een artikel (pdf) van Opstartcoach.nl leest u een overzicht van alle aftrekposten die er zijn. Best belangrijk, want dit gaat om duizenden euro’s.

Welke uren tellen mee?
Alle directe en indirecte uren die u voor uw onderneming werkzaam bent tellen mee. Dus niet alleen de declarabele uren, maar ook de uren voor bijvoorbeeld marketing, acquisitie en de administratie. Maar ook voor cursussen en reistijd.

Of de gewerkte uren zinvol waren voor uw onderneming wordt niet getoetst door de Belastingdienst. Zo was er iemand die 700 uur aan zijn website besteedde, terwijl hij dat jaar maar 1.000 euro omzet had. De belastinginspecteur vond in eerste instantie dat de website disproportioneel veel uren kostte. Volgens de Hoge Raad is het niet aan de Belastinginspecteur of -rechter om te bepalen wat een zinnige tijdsbesteding is voor een ondernemer. Zij moeten zich beperken tot het tellen van de uren.

Zakelijke agenda
Het is belangrijk dat je een goede zakelijke agenda bijhoudt als bewijs voor de Belastingdienst. Een goede urenregistratie is onontbeerlijk, inclusief onderbouwing. Als u bijvoorbeeld een opdracht uitvoert op locatie, zal dat ook moeten blijken uit de aanwezigheid van een treinkaartje of kilometerregistratie.

Een vrouw die samen met haar man in één bedrijf werkte, claimde de zelfstandigenaftrek. De inspecteur ging hier niet mee akkoord en vroeg om de urenregistratie. Pas na enig aandringen werd deze geleverd. Op basis hiervan schrapte de inspecteur de aftrek. Ook na bezwaar, beroep en hoger beroep bleef dit zo. De urenspecificatie bevatte geen enkele schriftelijke onderbouwing. Bijvoorbeeld een agenda of werkplanning. Ook uit een mondelinge toelichting bleek dat een en ander niet klopte.

Belangrijk
Zorg dus voor een goede urenregistratie inclusief onderbouwing. En als de belastinginspecteur vragen heeft, zorg dan dat uw mondelinge toelichting overeenkomt. Afstemmen met uw boekhouder of adviseur kan daarbij helpen. Krijgt u een onverwacht verzoek om informatie, vraag gerust om later teruggebeld te worden. Dat geeft u tijd om alles goed voor te bereiden en om eventueel met uw boekhouder af te stemmen.